TUGAS PROPOSAL KELOMPOK

BAB I
P E N D A H U L U A N

1.1. LATAR BELAKANG
Peralatan yang digunakan untuk memperlancar kegiatan - kegiatan belajar mengajar merupakan aset bagi suatu perguruan tinggi. Minimnya ketersediaan alat-alat bantu mengajar seperti Slide Projector, Overhead Projector, laptop akan mempengaruhi mutu dan progress (percepatan) aktivitas yang diselenggarakan. Ketersediaan peralatan ini merupakan faktor pendukung utama dalam penyelenggaraan kegiatan di politeknik mengingat karakteristik politeknik yang menerapkan lebih banyak praktik secara langsung dalam kegiatan belajar mengajar. Peralatan tersebut harus dikelola agar dapat memberikan manfaat yang optimal bagi pihak-pihak berkepentingan di lingkungan Politeknik Negeri Bandung termasuk Jurusan Administrasi Niaga. Pihak-pihak berkepentingan yang dimaksud mencakup dosen pengajar dan peserta didik (mahasiswa dan karyasiswa).
Dengan mempertimbangkan segi kuantitas dari peralatan yang tersedia di Jurusan Administrasi Niaga, maka perlu dilakukan optimalisasi sistem peminjaman peralatan. Seiring dengan pesatnya kemajuan teknologi informasi, maka pengelolaan manajemen yang baik tentunya juga harus disertai dengan peningkatan kemampuan individual skill yang baik pula dalam sebuah organisasi.
Jurusan Administrasi Niaga yang memiliki beberapa program studi dengan berbagai aktivitas membutuhkan pelayanan terhadap kebutuhan informasi tentang peminjaman alat untuk menunjang aktivitas-aktivitas jurusan. Program Studi Manajemen Aset merupakan bagian dari Jurusan Administrasi Niaga yang diharapkan dapat melakukan pengelolaan aset secara optimal, termasuk dapat merencanakan Sistem Informasi Manajemen terpadu yang lebih efektif dan efisien. Sistem Informasi Manajemen Peminjaman Alat sebagai media pengolahan informasi akan menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem yang terintegrasi, sehingga aktivitas dalam organisasi menjadi lebih efisien, terukur, dan fleksibel. Kurang optimalnya pengelolaan peralatan dalam suatu organisasi, dapat menyebabkan terhambatnya keseluruhan aktivitas.

1.2. PERUMUSAN MASALAH
Ada beberapa masalah yang perlu diperhatikan dan dikembangkan dalam perencanaan Sistem Informasi Manajemen Peminjaman Alat, antara lain :
1. Tidak sesuainya jumlah peminjaman terhadap ketersediaan alat.
2. Sistem peminjaman alat yang belum terintegrasi dengan baik.
3. Kurangnya informasi tentang kondisi dan jumlah peralatan sebelum dan sesudah peminjaman alat.

1.3. BATASAN MASALAH
Berdasarkan perumusan masalah dalam Sistem Informasi Manajemen Bagian Peminjaman Alat di Program Studi Manajemen Aset, maka akan dibatasi sebagai berikut:
1. Terkendalanya peminjaman alat bantu untuk kegiatan belajar mengajar dan ekstra kurikuler.
2. Prosedur peminjaman alat yang belum online pada jaringan komputer.
3. Kerusakan dan kehilangan peralatan.


1.4. T U J U A N
Sistem Informasi Manajemen Peminjaman Alat bertujuan sebagai media pengelolaan peminjaman alat secara lebih efisien dan efektif yang diharapkan mampu memperlancar proses belajar mengajar di Jurusan Administrasi Niaga pada umumnya dan secara khususnya di Program Studi Manajemen Aset.
Dengan pembahasan berikutnya, maka secara lebih rinci Sistem Informasi Manajemen Peminjaman Alat ini mempunyai beberapa tujuan antara lain :
1. Dapat menyediakan informasi-informasi yang berkaitan dengan peminjaman alat secara akurat dan aktual.
2. Terlaksananya pengelolaan peminjaman alat dengan prosedur-prosedur yang lebih ramping sehingga dapat memperlancar aktivitas belajar mengajar.
3. Menerapkan prosedur yang baku dan logis untuk penanganan kerusakan dan kehilangan peralatan, baik bagi pihak Bagian Peminjaman Alat maupun pihak peminjam dalam hal ini dosen pengajar.


BAB II
LANDASAN TEORI

Sistem Informasi Manajemen mengacu pada aktivitas yang memusatkan pada struktur basis data yang akan digunakan untuk menyimpan dan mengatur pengguna akhir data (end user). Sistem Informasi Manajemen yang baik dapat memenuhi semua kebutuhan pengguna sehingga strukturnya harus dirancang dengan cermat.
Dalam perancangan Sistem Informasi Manajemen dibutuhkan perancang untuk mengidentifikasi dengan tepat penggunaan sistem informasi diharapkan. Sistem informasi yang terencana dengan baik akan memudahkan pengelolaan data dan memberikan manfaat yang menguntungkan bagi aktivitas-aktivitas yang terintegrasi pada sistem informasi.
Pendekatan sistem merupakan sebuah metodologi yang dapat memperlancar aktivitas organisasi serta pemecahan masalah yang merupakan dampak dari aktivitas-aktivitas tersebut. Kebanyakan metodologi dalam pengembangan sistem memuat prinsip-prinsip dasar sebagai berikut :
1. Menentukan kebutuhan untuk membangun sistem.
2. Menjelaskan tujuan sistem.
3. Menentukan rancangan kebutuhan informasi yang disediakan sistem.
4. Merancang aplikasi dan basis data.
5. Membangun, menguji, dan menerapkan aplikasi dan basis data.

Sebagian besar metodologi mengacu kepada metode tradisional, di mana suatu sistem diibaratkan menjalani siklus yang sama pada siklus makhluk hidup. Metode tradisional ini kemudian dinamakan dengan Metode Siklus Hidup atau System Development Life Cycle ( SDLC ).
Metode Siklus Hidup merupakan metode pengembangan sistem informasi yang mengadopsi siklus pada makhluk hidup dimana setiap tahapan siklus siklus merupakan bagian-bagian yang dilaksanakan secara berurutan dan saling mempengaruhi keberhasilan setiap tahapan. Tahapan-tahapan dalam Metode Siklus Hidup terdiri atas :
1. Tahap Perencanaan, mencakup
a. Pembentukan organisasi pengembangan sistem.
b. Pendefinisian proyek.
c. Membuat studi kelayakan proyek.
d. Membuat proposal proyek.
2. Tahap Analisis, mencakup studi sistem yang ada.
3. Tahap Perancangan, mencakup :
a. Perancangan sistem.
b. Pemrograman.
4. Tahap Implementasi, mencakup instalasi.
5. Tahap Pemakaian, mencakup :
a. Operasi.
b. Pemeliharaan.
Dalam tahap perencanaan dilaksanakan pembentukan struktur tim yang akan mengembangkan sistem informasi. Kemudian dimantapkan kembali pengenalan kepada kondisi aktivitas organisasi yang akan diintegrasikan dalam pengembangan sistem informasi. Selain itu, dipertimbangkan pula segi manfaat pengembangan sistem informasi bagi peningkatan kinerja organisasi sehingga dapat diputuskan untuk menyusun proposal pengembangan sistem.
Pada tahap analisis, dilakukan studi terhadap sistem yang ada dan masih berjalan, serta kekurangan-kekurangan sistem yang menghambat aktivitas organisasi. Berdasarkan kasus-kasus yang sering terjadi pada sistem dan kriteria peningkatan sistem yang diharapkan, maka dilakukan identifikasi terhadap masalah-masalah yang dapat terjadi sebagai dampak dari sistem yang ada, kriteria kinerja yang hendak dicapai, kebutuhan informasi yang akan dikembangkan pada sistem, dan alternatif solusi disertai spesifikasi dan analisa kelayakan dari setiap alternatif yang diusulkan.
Berdasarkan pemilihan solusi terbaik dari alternatif solusi di tahap analisis, pada tahap perancangan dilaksanakan perancangan solusi tersebut bagi pengembangan sistem informasi yang ada disertai spesifikasi rancangan pengembangan sistem yang diharapkan. Setelah disepakati bersama, maka hasil rancangan itu diaplikasikan dalam bahasa pemrograman komputer, agar dapat dioperasikan melalui komputer pada jaringan sistem informasi.
Setelah perancangan sistem informasi yang baru dihasilkan dalam bentuk program komputer, maka sistem informasi tersebut diimplementasikan dengan tahap instalasi dimana terjadi peralihan dari sistem informasi lama ke sistem informasi baru. Dalam menginstalasi sistem informasi yang baru, perlu dijaga agar tidak menimbulkan konflik akibat pergantian sistem informasi ini.
Tahap pemakaian merupakan tahap dimana telah terjadi kemantapan bagi organisasi untuk menjalankan sistem informasi terbaru setelah diinstalasi. Dalam tahap pemakaian ini, operasi sistem informasi terbaru benar-benar diterapkan pada organisasi dan dipantau kemampuannya dalam meningkatkan kinerja organisasi. Bersamaan dengan operasinya, maka dilakukan juga pemeliharaan untuk memaksimalkan fungsi sistem informasi yang baru.





BAB III
PEMECAHAN MASALAH

Dalam pembahasan ini, akan disajikan metode untuk menemukan solusi yang diharapkan akan meningkatkan Sistem Informasi Manajemen Peminjaman Alat di Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung secara umumnya khususnya di Program Studi Manajemen Aset. Adapun metode yang akan dikembangkan adalah metode siklus hidup yang mencakup tahap perencanaan, tahap analisis, tahap perancangan, tahap implementasi, dan tahap pemakaian.

3.1. Tahap Perencanaan
Pengembangan sistem informasi dengan metode siklus hidup diawali dengan tahap perencanaan. Dalam merencanakan suatu sistem informasi, maka dilakukan beberapa langkah berikut secara berurutan dan cermat, agar rencana pengembangan sistem dapat memenuhi kebutuhan informasi yang selama ini belum optimal pelayanannya.

3.1.1. Pembentukan Organisasi Pengembangan Sistem
Penentuan pengembangan sistem dilakukan oleh Komite Eksekutif yang terdiri dari eksekutif puncak organisasi. Kemudian, Komite Eksekutif tersebut memilih personil dari tingkatan eksekutif organisasi, manajer tingkat atas, dan konsultan bila diperlukan untuk membentuk Komite Pengarah Sistem Informasi (Steering Committee) yang bertugas memberikan petunjuk, pengarahan dan kontrol.
Komite Pengarah ini memiliki kewenangan dalam menentukan kebijakan-kebijakan sehingga sistem informasi yang akan dibentuk dapat menjamin tercapainya tujuan organisasi, pengontrolan keuangan yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem dan pelaksanaan penyelesaian konflik-konflik dan permasalahan yang terjadi dalam pengelolaan peminjaman alat. Komite Pengarah membentuk tim proyek yang diketuai oleh pemimpin proyek yang secara langsung berhubungan dengan pekerjaan pengembangan sistem secara rinci. Tim proyek ini terdiri atas seluruh bagian yang berperan pada pengembangan sistem, meliputi pemakai, para spesialis informasi dan petugas audit internal jika diperlukan.

3.1.2. Pendefinisian Proyek
Kebutuhan dosen dan mahasiswa terhadap peralatan tidak terlepas dari kebutuhan informasi tentang ketersediaan dan kondisi peralatan itu sendiri. Untuk itu, pada Jurusan Administrasi Niaga telah diterapkan sistem peminjaman alat dengan pengisian data peminjaman pada formulir yang dikelola langsung oleh Bagian Peminjaman Alat.
Dengan berkembangnya kegiatan perkuliahan di Jurusan Administrasi Niaga, maka ditemukan beberapa permasalahan yang perlu disikapi sebagai berikut :
1. Keterbatasan jumlah alat bantu yang dapat dipinjamkan untuk kegiatan belajar mengajar dan ekstra kurikuler.
2. Keterbatasan pelayanan informasi yang hemat waktu dan tenaga.
3. Gangguan dan hilangnya peralatan akibat peminjaman.
Untuk itu organisasi pengembangan sistem perlu mengembangkan Sistem Informasi Manajemen terutama dalam hal pelayanan informasi peminjaman alat yang terintegrasi dengan jaringan informasi komputer. Dengan pengembangan sistem ini diharapkan :
1. Dapat meningkatkan pelayanan informasi-informasi yang berkaitan dengan peminjaman alat secara akurat dan aktual.
2. Dapat meningkatkan pengelolaan peminjaman alat dengan prosedur-prosedur yang lebih ramping sehingga dapat memperlancar aktivitas belajar mengajar.
3. Dapat membantu pengambilan keputusan dalam penanganan kerusakan dan kehilangan peralatan akibat peminjaman alat.
Untuk mengembangkan Sistem Informasi Manajemen Peminjaman Alat, maka organisasi pengembangan sistem akan membuat perancangan metode peminjaman alat yang akan menjadi acuan kerja bagi tim proyek pengembangan sistem. Programmer selaku spesialis informasi akan mengaplikasikan perancangan ke dalam bahasa pemrograman komputer dan menghasilkan software (perangkat lunak) yang dapat diintegrasikan pada Sistem Informasi Manajemen oleh pemakai dan petugas audit internal.
Ide-ide untuk pengembangan sistem ini diperoleh dari hasil kesepakatan bersama antara pihak-pihak yang mengelola peminjaman alat ataupun pihak yang berkepentingan langsung terhadap peralatan. Dari kesepakatan bersama inilah dilaksanakan pengembangan sistem informasi dimana dalam hal ini digunakan metode siklus hidup. Komite Eksekutif, Komite Pengarah Sistem Informasi, serta tim proyek akan bekerja sesuai dengan tugas masing-masing yang dipadukan untuk mencapai tujuan pengembangan sistem dari tahap perencanaan hingga pemakaian.
Untuk isian data yang terdapat dalam form peminjaman alat pada metode sebelumnya tetap direkomendasikan karena masih sesuai dengan kriteria kebutuhan sistem informasi yang akan dikembangkan. Hanya bentuknya akan diaplikasikan dalam software pada pengembangan sistem dan proses entry data dilakukan secara komputerisasi.

3.1.3. Membuat Studi Kelayakan Proyek
Pengembangan sistem ini bertujuan untuk meningkatkan kinerja bagian peminjaman alat di Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung, sehingga meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam berbagai kegiatan perkuliahan yang membutuhkan peminjaman alat. Pengembangan sistem dalam usulan ini meliputi perancangan metode peminjaman alat secara komputerisasi yang terintegrasi pada Sistem Informasi Manajemen.
Kelebihan yang dimiliki oleh metode peminjaman alat secara komputerisasi yang terintegrasi pada Sistem Informasi Manajemen adalah sebagai berikut :
a. Ditinjau dari aspek teknis, metode ini akan mempermudah proses entry data karena dapat di editing segera bila terjadi kesalahan pengisian data.
b. Ditinjau dari aspek operasional, proses penyimpanan data lebih aman dan rapi karena berbentuk file komputer. Software-nya didesain oleh programmer sedemikian rupa sehingga mudah digunakan oleh pemakai/operator komputer (user friendly).
c. Ditinjau dari aspek waktu, pengisian data peminjaman alat dilakukan oleh operator komputer yang terampil. Dengan demikian, tidak memerlukan banyak waktu untuk melakukan entry data peminjam. Karena entry data dalam software mencakup juga seluruh permintaan data data metode yang lama, maka peminjam dan operator tidak akan kesulitan dalam proses pengisian data.
d. Ditinjau dari aspek pengembalian, dalam operasional metode ini hemat dari segi bahan (kertas, alat tulis) dan ruang penyimpanan data karena data yang di-entry tersimpan dalam bentuk file di harddisk komputer.
e. Ditinjau dari aspek legal dan etikal, metode ini akan membantu pertanggung jawaban dalam peminjaman alat karena informasinya tersimpan rapi dan aman serta terhubung online dengan jaringan komputer di Jurusan Administrasi Niaga. Dengan demikian akan meningkatkan tanggung jawab dari Bagian Peminjaman Alat untuk menjaga akurasi kinerjanya yang bisa selalu dimonitoring dari jaringan komputer yang terintegrasi dalam Sistem Informasi Manajemen.

3.1.4. Membuat Proposal
Berdasarkan studi kelayakan proyek, maka untuk pengembangan Sistem Informasi Manajemen Peminjaman Alat dirincikan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proyek ini.
Penjabaran tugas dari struktur organisasi pengembangan sistem akan diuraikan sebagai berikut :
a. Komite Eksekutif bertugas sebagai pengambil kebijakan dalam penyelenggaraan proyek dan membentuk Komite Pengarah Sistem Informasi (Steering Committee).
b. Komite Pengarah Sistem Informasi (Steering Committee) bertugas memberikan petunjuk, pengarahan dan kontrol dalam pelaksanaan proyek.
c. Tim proyek bertugas secara langsung berhubungan dengan pekerjaan pengembangan sistem secara rinci.
Kebutuhan tenaga kerja, khususnya dalam tim proyek adalah :


Agar pengembangan sistem ini dapat segera mencapai target dengan hasil yang optimal, maka disusunlah jadwal pelaksanaan sebagai berikut:


3.2. Tahap Analisis
3.2.1. Studi Sistem Yang Ada
Pada saat ini metode yang digunakan dalam menyediakan informasi peminjaman alat di Jurusan Administrasi Niaga adalah metode pencatatan manual yang bisa meninbulkan hambatan dalam pertanggung jawaban dan penyampaian informasi tentang keberadaan dan kondisi peralatan yang dipinjamkan.
Meskipun pada kenyataannya peminjaman alat dengan metode ini dapat dilakukan dengan tertib dan belum menimbulkan masalah yang berarti, tetapi mengingat semakin padatnya kegiatan dan pemberlakuan Sistem Informasi Manajemen di bagian lain yang berkaitan dengan peralatan, dalam metode ini ditemukan kelemahan pada integrasi terhadap Sistem Informasi Manajemen yang terkait.
Berikut ini dilampirkan Form Peminjaman Alat yang biasa digunakan di Jurusan Tata Niaga.




Formulir ini tidak menyediakan kebutuhan informasi mengenai kondisi alat. Padahal informasi mengenai kondisi alat sangat diperlukan sebagai indikator frekuensi pemakaian alat, perilaku pengguna alat dan informasi ini juga berguna untuk pemeliharaan dan pertimbangan pengadaan alat baru. Informasi yang termuat dalam formulir ini juga akan sulit didistrubusikan dengan cepat bila dibutuhkan oleh bagian lain yang berkepentingan terhadap pengelolaan peminjaman alat, karena dilakukan secara manual.
Selain dari itu kondisi dan keberadaan peralatan sebagai penunjang dalam belajar akan lebih baik apabila prosedur peminjaman dan pemakaiannya dikelola dengan Sistem Informasi Manajemen yang terintegrasi dengan baik, sehingga penyampaian informasi tentang ketersediaan dan keberadaan serta kondisi peralatan akan lebih teratur dan terkontrol sehingga kebutuhan informasi satu sama lain akan terpenuhi dengan baik.
Untuk itu, dengan pengembangan sistem ini diharapkan dapat mencapai kriteria kinerja sistem informasi peminjaman alat sebagai berikut :
a. Akurat dan aktual dalam penyajian informasi peminjaman alat.
b. Mudah dan hemat waktu dalam proses entry data peminjaman alat.
c. Aman dan rapi dalam penyimpanan dan penyajian informasi peminjaman alat.
d. Kemungkinan gagal operasional yang sangat minim.
e. Pertanggungjawaban yang teliti dan jelas.
Kebutuhan informasi yang akan dikembangkan pada sistem informasi peminjaman alat adalah :
a. Ketersediaan alat.
b. Kondisi alat sebelum dan sesudah peminjaman.
c. Jadwal dan rencana pemakaian alat.
d. Frekwensi rata-rata pemakaian alat.
Dalam pengembangan sistem ini terdapat beberapa alternatif dilihat dari keberadaan metode peminjaman alat yang lama, yaitu :
a. Tidak melakukan perubahan pada metode lama dan terus dijalankan.
b. Memadukan metode hasil pengembangan sistem dengan metode lama.
c. Mengembangkan sistem yang sungguh-sungguh baru.
Dalam usulan ini, pengembangan sistem yang diharapkan dilakukan dengan memadukan metode hasil pengembangan sistem dengan metode lama. Dengan demikian, maka tidak akan menimbulkan kesulitan dalam penyesuaian terhadap pengembangan sistem dimana kelancaran proses peminjaman alat tetap diutamakan.

3.3. Tahap Perancangan
3.3.1. Perancangan Sistem



Asumsi Pada Level 1
Dosen selaku peminjam alat mengajukan permohonan peminjaman ke bagian peminjaman alat. Bagian peminjaman alat melakukan entry data peminjaman pada komputer yang terhubung dengan sistem informasi peminjaman alat dan mengecek ketersediaan alat. Bila alat yang ingin dipinjam tidak ada, maka disampaikan ke peminjam. Bila alat tersebut ada, maka dengan mempertimbangkan kondisinya, alat dapat dipinjamkan ke peminjam setelah peminjaman yang terjadi dientry dan datanya disimpan pada proses data storage di bagian peminjaman alat. Setelah selesai masa peminjaman yang ditetapkan, maka dosen mengembalikan alat dan proses pengembalian ini dientry untuk menyelesaikan peminjaman alat.



Asumsi Pada Level 2 Untuk 1
Pada DFD ini digambarkan secara khusus proses permohonan peminjaman alat. Dosen mengajukan permohonan peminjaman ke bagian peminjaman alat. Permohonan peminjaman alat tersebut dientry oleh petugas di bagian peminjaman alat ke komputer. Untuk mencegah terkendalanya pencarian ketersedian alat, maka data permohonan peminjaman tersebut disave. Data Storage pada proses ini perlu dilakukan sebagai referensi informasi untuk mengadakan alat yang sering dipinjam dan dibutuhkan.


Asumsi Pada Level 2 Untuk 2
Setelah proses permohonan peminjaman alat dilaksanakan, maka dilanjutkan dengan proses pengecekan ketersediaan alat. Bila alat yang ingin dipinjam tidak ada, maka segera disampaikan kepada peminjam dengan alasan yang didasarkan pada informasi yang diperoleh. Bila alat tersebut ada, maka perlu dicari lagi informasi mengenai kondisi alat. Bila alat dalam kondisi rusak dan hanya tersedia satu-satunya, maka disampaikan informasinya kepada peminjam agar penolakan peminjaman dapat dimaklumi. Hal ini perlu diperhatikan untuk mencegah kerusakan yang lebih parah pada alat. Bila tersedia cadangan alat yang kondisinya baik, maka atas kesepakatan antara peminjam dan bagian peminjaman alat, cadangan itu disetujui untuk dipinjamkan. Bila kondisi alat baik, maka peminjaman dapat langsung disetujui. Proses peminjaman dientry dan disimpan pada data storage di bagian peminjaman alat.



Asumsi Pada Level 2 Untuk 3
Setelah masa peminjaman alat yang ditentukan selesai, maka dosen selaku peminjam mengembalikan alat. Bagian peminjaman alat menerima dan memeriksa kondisi alat sesudah dan sebelum dipinjamkan, terutama dari segi kelengkapan alat. Data pengembalian alat dientry dan disimpan pada data storage di bagian peminjaman alat sebagai informasi bagi peminjaman alat yang serupa di lain waktu.

ERD (Entity Relationship Diagram)


3.3.2. Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware) SIM
Perangkat keras yang dibutuhkan dalam mengembangkan sistem informasi dibagi atas sistem komputer dan sistem jaringan komputer.
Spesifikasi komputer yang direkomendasikan untuk mengoperasikan sistem informasi manajemen peminjaman alat adalah sebagai berikut :


Untuk perangkat sistem jaringan komputer yang digunakan adalah sistem LAN (Local Area Network) untuk menjamin keamanan data dari interfensi pihak-pihak lain yang tidak berkepentingan. Komponen-komponen yang dibutuhkan untuk membangun jaringan LAN pada sistem informasi manajemen peminjaman alat adalah sebagai berikut :
1. File Servers
2. Workstations
3. Network Interface Cards
4. Concentrators/Hubs
5. Repeaters
6. Bridges
7. Routers

Untuk pengadaan perangkat-perangkat diatas dibutuhkan dana secara global sebesar Rp 30.000.000,- (Tiga Puluh Juta Rupiah).
3.4. Tahapan Implementasi
Konsep dan sistem yang telah dibangun dan sudah di aplikasi untuk menjalankan penyampaian informasi tersebut, nantinya akan siap digunakan dan terlebih dahulu akan dilakukan pemasangan perangkat keras dan performance test, dan apabila tidak mengalami kendala teknis dalam penerapannya, selanjutnya akan dilakukan pembekalan dengan pelatihan teknis dalam menjalankan konsep yang telah dibangun tadi kepada staf pada bagian peralatan dan perlengkapan.

3.5. Tahap Pemakaian
3.5.1. Kemudahaan yang diciptakan dari penerapan Sistem Informasi Manajemen Terpadu
a. Dalam Struktur Organisasi
Dengan menggunakan sistem ini, maka sangat mendukung pelaksanaan TUPOKSI dengan cepat dan mudah, sehingga lebih jelas penyampaian informasi dan keberadaan peralatan dan perlengkapan tersebut.
b. Dalam Struktur Operasi Organisasi
1. Memberikan gambaran yang jelas dan nyata tentang keadaan Data Barang.
2. Mempercepat proses penyamapaian informasi dan memudahkan untuk membuat laporan-laporan mengenai setiap jenis barang yang akan, sedang terpakai dan yang masih belum terpakai.
3. Pengarsipan data terjamin dan teratur serta dapat digunakan untuk mendapatkan informasi yang up to date dalam mendukung pengambilan keputusan.
c. Dalam Sumber Daya Organisasi
1. Memudahkan Pimpinan untuk memonitoring kemajuan dan status dari setiap jenis barang, baik secara teknis, non teknis maupun kinerja para pelaksanaannya.
2. Terjadi efektifitas kerja pada bagian peralatan dan perlengkapan.
3. Menyajikan informasi tentang peralatan dan perlengkapan dengan cepat, tepat waktu, relevan, dapat dipercaya dan mudah dimengerti.


BAB IV
P E N U T U P

Dari penulisan proposal yang telah dilakukan maka penulis dapat memberikan kesimpulan dan saran seperti yang dapat dilihat pada sub bab-sub bab berikut :

4.1. Kesimpulan
1. Sistem informasi manajemen terutama mengenai Standar Operasional Prosedur (SOP) pengajuan ATK/Barang di lembaga pendidikan sangat diperlukan untuk kemudahan informasi bagi dosen pengajar dan staf yang ada di Jurusan Administrasi Niaga dalam memudahkan proses belajar mengajar.
2. Secara garis besar kegiatan pembuatan Sistem Informasi Manajemen mengenai Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengajuan ATK/Barang dapat membantu dosen didalam melaksanakan tugas dan fungsinya untuk belajar mengajar.
3. Secara umum, bentuk dan macam atk/barang yang dibutuhkan oleh dosen pengajar dilihat berdasarkan hasil inventarisasi aset di Jurusan Administrasi Niaga khususnya kegiatan inventarisasi yang dilakukan oleh Urusan Inventaris.

4.2. Saran
Sistem informasi untuk pengajuan atk/barang yang ada di Jurusan Administrasi Niaga hendaknya dikembangkan melalui pengembangan sistem informasi berbasis komputer jaringan yang mendukung kegiatan sistem informasi tersebut terutama menyangkut Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk mempermudah pengaksesan, penyampaian dan up date informasi dari Jurusan Administrasi Niaga ke Dosen pengajar dan staf yang lain yang ada Jurusan Administrasi Niaga.

LAPORAN HARIAN PEKERJAAN LAPANGAN

Kasus :
Dalam suatu Organisasi sering mengalami Keterlambatan pembayaran upah pekerja, ketidaktepatan siapa yang mau dibayar, ketidaktepatan berapa yang harus dibayar, tidak adanya laporan harian nama pekerja, tidak adanya laporan area pekerjaan, tidak adanya progress pekerjaan, dan tidak adanya standar lembur pekerjaan.

Buatlah Strategi penanganan Kasus tersebut diatas, berupa laporan total yang meliputi DFD, ERD, Tabel, Proposal (Eksekutif Summary) dan strategi penanganan laporan tersebut.

1. DFD ( Laporan Penanganan Kasus )







2. ERD ( Laporan Penanganan Kasus )









3. Format Laporan Harian dan Mingguan





4. Output Laporan

PERENCANAAN LAN (LOCAL AREA NETWORK)

Oleh : Andi Adnan dan Leo Alberto

Gambar 1. Jaringan LAN Sederhana.

Gambar 2. Instalasi Kabel Ethernet.

PERENCANAAN LAN (LOCAL AREA NETWORK)

Dewasa ini, hampir semua organisasi menggunakan sistem komputerisasi untuk mengelola dan menjalankan aktivitasnya. Komputer sebagai alat bantu kerja telah memberikan kontribusi besar dalam merampingkan metode kerja tradisional yang dilakukan secara manual.
Sebagaimana suatu organisasi terdiri atas beberapa unit kerja, maka komputer yang digunakan juga lebih dari satu komputer. Akan tetapi pengoperasian dan output yang dihasilkan oleh komputer-komputer tersebut harus dipadukan untuk mencapai tujuan dari aktivitas yang diselenggarakan oleh organisasi tersebut.
Untuk mengintegrasikan komputer-komputer pada sistem informasi manajemen dari organisasi tersebut secara keseluruhan, maka diperlukan suatu jaringan yang akan mempermudah pertukaran informasi antar komputer sehingga memperlancar aktivitas-aktivitas organisasi
Dalam bahasan ini, akan diuraikan penjelasan dan perencanaan tentang jaringan LAN (Local Area Network) yang telah banyak diterapkan pada berbagai organisasi.

1. Pengertian LAN

LAN (Local Area Network) dapat definisikan sebagai jaringan yang menghubungkan dan memadukan sejumlah sistem komputer di area terbatas yang merupakan cakupan pelayanan informasi dari pemiliki LAN.
Dari definisi di atas dapat diketahui bahwa sebuah LAN dibatasi oleh lokasi secara fisik. Penggunaan LAN memungkinkan seluruh sistem komputer yang terhubung pada jaringannya dapat bertukar data bahkan dapat mengoperasikan satu sistem secara terintegrasi.
LAN umumnya menggunakan hub dengan satu domain collision sebagai pusat hubungan sehingga akses antar port pada satu sistem komputer akan mempengaruhi sistem komputer lain yang terhubung pada LAN.

2. Perangkat-Perangkat LAN

Berikut ini akan diuraikan perangkat-perangkat utama dari suatu jaringan LAN.

2.1 Router

Router adalah sebuah alat jaringan komputer yang mengirimkan paket data melalui sebuah jaringan atau Internet menuju tujuannya, melalui sebuah proses yang dikenal sebagai routing. Proses routing terjadi pada lapisan 3 (lapisan jaringan seperti Internet Protocol) dari stack protokol tujuh-lapis OSI.
Router dapat menghubungkan dua atau lebih jaringan yang memiliki subnet berbeda. Router juga berfungsi sebagai pengatur lalu lintas jaringan memiliki tugas sangat vital dalam menentukan kondisi sebuah network. Router mampu menunjukkan rute/jalur (route) dan mem-filter informasi pada jaringan yang berbeda. Beberapa router mampu secara otomatis mendeteksi masalah dan mengalihkan jalur informasi dari area yang bermasalah.
Router bekerja pada level network layer pada model jaringan OSI. Router memiliki kecerdasan yang lebih tinggi daripada bridge. Router dapat digunakan untuk menghubungkan sejumlah LAN sehingga trafik yang dibangkitkan oleh sebuah LAN terisolasikan dengan baik dari trafik dari LAN lain.

2.2. Kabel LAN

Ada beberapa jenis kabel LAN, yaitu :

a. Twisted Pair

Kabel Twisted Pair terdiri dari dua jenis, yaitu Shielded Twisted Pair (Sambungan Puntir Terbungkus) yang biasa disingkat STP dan Unshielded Twisted Pair (Sambungan Puntir Terbungkus) yang biasa disingkat UTP. Karakteristik yang dimiliki kabel ini adalah :
1. Sepasang kabel yang dipuntir dengan jumlah pasangannya dapat terdiri dari dua, empat atau lebih.
2. Kecepatan transfer data yang dapat dilayani sampai 10 Mbps.
3. Konektor yang biasa digunakan adalah RJ-11 atau RJ-45.

b. Coaksial

Kabel ini mempunyai karakteristik sebagai berikut :
1. Paling populer untuk LAN.
2. Kecepatan transfer data yang dapat dilayani sampai 10 Mbps.
3. Coaxial sering digunakan untuk kabel TV, ARCnet, Thick Ethernet dan Thin Ethernet.
4. Thick Coaxial / 10Base5 / RG-8 sering digunakan untuk backbone untuk instalasi jaringan antar gedung. Kabel ini secara fisik berat dan tidak fleksibel, namun mampu menjangkau jarak 500 m bahkan lebih.
5. Thin Coaxial / 10Base2 / RG-58 / Cheapernet sering digunakan untuk jaringan antar workstation. Kabel ini secara fisik lebih mudah ditangani daripada RG-8 karena lebih fleksibel dan ringan.

c. Fiber Optic

Karakteristik kabel ini adalah :
1. Memerlukan biaya yang relative mahal untuk pengadaannya.
2. Kecepatan transfer data yang dapat dilayani sampai 155 Mbps.
3. Tidak dapat ditap ditengah.
3. Topologi Jaringan LAN

3.1. Ethernet

Untuk menghindari tabrakan antar data di jaringan, node akan melihat apakah jaringan tidak mengirimkan paket data sebelum node itu mengirimkan paket data. Jika node melihat jaringan tidak mengirimkan paket data, maka node akan mengirimkan paket data. Jika ada paket data yang dipancarkan pada saat node juga sedang mengirimkan paket data, maka akan terjadi collision. Bila terjadi collision, maka node dan jaringan akan sama-sama berhenti mengirimkan paket data. Setelah berhenti, node dan jaringan akan menunggu dengan waktu yang random untuk mengirimkan paket data. Paket data yang mengalami collision akan dikirimkan kembali saat ada kesempatan. Cara kerja ini dinamakan metoda CSMA/CD (Carrier Sence Multiple Access / Collison Detection). Kecepatan kerjanya mencapai 10 Mbps. Implementasi dilakukan dalam berbagai media kabel, yaitu :

1. 10BaseT : menggunakan kabel UTP, 10 Mbps.
2. 10Base5 : menggunakan thick coax, 10 Mbps.
3. 10Base2 : menggunakan thin coax, 10 Mbps.

3.2. Token Ring

Dalam jaringan token ring, sebuah token bebas mengalir dalam jaringan itu. Jika suatu node ingin mengirimkan paket data, maka paket data yang akan dikirimkan ditempelkan pada token, kemudian token itu membawa paket data ke tujuan. Pada waktu token berisi data, node lain tidak dapat menggunakan token itu sampai token itu menyelesaikan tugasnya mengirimkan data. Bila paket data telah disampaikan ke tujuan, node pengguna tadi melepaskan token untuk dipakai oleh node yang lain. Cara kerja ini dinamakan token passing scheme. Kecepatan kerjanya mencapai 4 Mbps sampai dengan 16 Mbps.

3.3. ARCnet

Prinsip kerjanya menggunakan Token Passing Scheme dan broadcast. Kecepatannya mulai dari 2.5 Mbps sampai dengan 20 Mbps. Implementasinya menggunakan kabel coaxial RG-62. Topologi fisik yang biasa dipakai adalah Star. Jarang digunakan untuk internetworking UNIX/DOS, karena tidak dapat bekerja dalam satu bus.

3.4. FDDI (Fiber Distributed Data Interface)

Implementasinya menggunakan kabel fiber optik. Bekerja berdasarkan dua ring / cincin concentris, dengan kecepatan masing-masing 100 Mbps. Salah satu ring dapat berfingsi sebagai back-up bila salah satu ring atau node putus. Tidak kompatibel dengan ethernet, namun ethernet dapat dienkapsulasi dalam paket FDDI.

4. Instalasi Kabel LAN

4.1. Instalasi Kabel Ethernet

a. Instalasi Kabel Thin Ethernet
Satu segmen terdiri dari kabel coaxial RG-58 dan sepasang konektor BNC. Untuk menghubungkan sebuah node, digunakan konektor T BNC. Satu segmen harus diakhiri dengan terminator BNC pada kedua ujungnya. Panjang minimum 18 inchi.
b. Instalasi Kabel Thick Ethernet
Satu segmen terdiri dari kabel coaxial RG-8 dan sepasang konektor BNC. Untuk menghubungkan sebuah node, digunakan sebuah transceiver yang dihubungkan dengan drop cable dengan konektor DB-15 ke node. Satu segmen harus diakhiri dengan terminator BNC pada kedua ujungnya.
c. Instalasi Kabel Star Ethernet
Satu segmen terdiri dari kabel UTP dan sepasang konektor RJ-45. Tidak ada persilangan antar kaki-kaki konektor. Membutuhkan hub atau concentrator sebagai pusat perkabelan dan meneruskan paket-paket ethernet ke tujuan yang benar.

5. Instalasi Jaringan

Dalam instalasi LAN perlu diperhatikan lokasi wilayah pelayanannya, yang mencakup :

4.1. Instalasi Antar Gedung atau Jaringan Backbone
Kabel yang digunakan adalah fiber optic atau thick coax. Komputer dihubungkan ke kabel backbone oleh sebuah transceiver dan sebuah drop cable.
4.2. Instalasi Dalam Gedung
Kabel yang digunakan adalah thin coax atau UTP. Jarak maksimum satu segmen kabel thin coax adalah 180 m dan 100 node per segmen. Kabel UTP menggunakan topologi Star, implementasinya komputer-komputer menghubungkan dirinya masing-masing ke hub atau concentrator.

6. Instalasi Komputer Ke Jaringan Ethernet

Untuk menghubungkan sebuah komputer ke jaringan ethernet, kita harus menggunakan Network Interface Card (NIC) Ethernet yang cocok digunakan untuk thin coax, thick coax dan UTP.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengkonfigurasi card adalah :
1. I/O address. Angka yang paling sering digunakan adalah : 280, 300, 320.
2. IRQ level. Angka yang paling sering digunakan adalah : 3, 5, 9, 10.
3. Shared memory base address.
4. Direct Memory Access (DMA) channel.
5. Output Port. Kita harus memilih output port yang sesuai, apakah BNC, AUI atau UTP.
Dari kelima hal ini, yang harus anda betul-betul perhatikan adalah I/O address dan IRQ level. Anda harus menggunakan angka yang belum dipakai oleh peralatan lain di komputer anda.

7. Elemen-Elemen Internetworking

Internetworking biasanya dibangun menggunakan tiga elemen :
1. Hubungan data LAN. Biasanya terbatas dalam satu bangunan atau kampus dan beroperasi menggunakan sistem pengkabelan privete.
2. Hubungan data WAN. Biasanya menggunakan saluran telekomunikasi data public, seperti X.25, ATM, ISDN, Frame Relay.
3. Device penghubung jaringan. Device ini biasanya dibagi atas beberapa kategori, yaitu repeater, bridge, router, switch dan converter.

8. Penempatan Server

Penempatan server yang dimaksudkan disini mengacu pada mesin-mesin yang mempunyai tugas memberikan informasi pada client dalam suatu internetwork. Server-server tersebut digunkan untuk memberikan informasi kepada internetwork, misalnya DNS server, dan untuk memberikan informasi secara umum, seperti FTP dan WWW server. Server-server ini mempunyai kecenderungan trafik yang tinggi dibandingkan dengan workstation.
Penempatan server yang baik dalam internetwork mampu mendistribusikan beban trafik di jaringan. Ini terjadi karena sifat beban trafik antar server berbeda-beda. Server seperti DNS server sering diakses, tetapi ia hanya memberikan informasi yang kecil, sedangkan FTP dan WWW server tidak terlalu sering diakses, namun informasi yang ia berikan jauh lebih besar daripada DNS. Yang biasanya dilakukan pada DNS server adalah mendistribusikan informasi pada dua atau tiga server dalam internetwork yang besar.

9. Penanganan Protokol Jaringan Yang Berbeda

Internetwork yang ada biasanya tidak hanya menangani satu protokol jaringan. Contohnya adalah internetwork yang terdiri dari protokol TCP/IP dan IPX/SPX. Pada internetwork yang menggunakan router (TCP/IP) , elemen internetwork dengan protokol yang berbeda tersebut hanya mampu berkomunikasi sebatas sampai router saja. Agar elemen ini mampu berkomunikasi dengan elemen lainnya yang terpisah dari router, digunakan metode tunneling. Dengan metode tunneling, elemen-elemen internetwork tersebut mampu berkomunikasi dengan protokolnya diatas protokol TCP/IP.

Sistem Informasi Via tampilan Web Luar Negeri dan Kabupaten

WEB.ITALIA









WEB.KABUPATEN SINJAI PROP. SULAWESI SELATAN

SISTEM INFORMASI

A. PERKEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Sistem informasi mulai berkembang sejak tahun 1950-an yang hingga saat ini mengalami peerkembangan yang sangat pesat. Tahap-tahap perkembangan sistem informasi dapat dibagi berdasarkan karakteristik sistem informasi yang menjadi era sepuluh tahunan yaitu sebagai berikut ;

1. Era 1950-an

Evolusi Sistem Informasi dimulai sejak tahun 1951 ditandai dengan pemakaian komputer elektronik, sebelumnya komputer hanya digunakan di Laboratorium untuk keperluan Sains dan Pertahanan.
Sistem Informasi yang mula-mula ada tersebut mempunyai karakteristik antara lain ;
a. Aplikasi yang digunakan yang bersifat klerikal rutin dan pada tingkat oprasional, misalnya penggajian, rekening-rekening dan sebagainya
b. Bahasa komputer yang ada terbatas dan sulit digunakan.
c. Denganpenggunaan komputer tersebut dapat dihitung penghematan biayanya.
d. Istilah yang banyak digunakan pada waktu itu ialah Pemrosesan Data Elektronik (PDE) atau Elektronik Data Processing (EDP) dan Pemrosessan Data Otomatic (PDO) atau Automatic Data Prosessing (ADP) yang juga biasa disebut sebagai Pemrossesan Data ( PD) atau Data Processing (DP) saja.
e. Kualitas komputer yang digunakan bersifat kurang dapat diandalkan (masih sering ada kesalahan), sulit untuk dioprasikan dan berjalan lambat.
f. Arsitektur sistem informasi yang ada baru berupa mesin-mesin akunting elektronik yang terisolasi dengan fungsi terbatas.

2. Era 1960-an

Era 1960-an ditandai dengan mulainya digunakan teknologi piringan (disk) yang mempunyai keuntungan antara lain :
a. Dapat mengambil data dengan lebih cepat.
b. Dapat mengakses data dengan cara yang bermacam-macam.

Selain itu bahasa pemrogaman juga berkembang dengan pesat sehingga lebih mudah dalam pembuatan program-program aplikasi. Demikian juga Sistem Oprasi telah berkembang dengan pesat sehingga memungkinkan komputer bekerja dengan hanya sedikit intervensi manual.

Sitem komputer juga mengalami perkembangan yang pesat antara lain :
a. Arsitektur informasi yang ada ialah berupa komputer besar (mainframe) dengan sistem yang terpusat.
b. Dapat menggunakan terminal yang terletak jauh dari komputer.
c. Keluaran yang ada sudah berupa hasil cetakan dari pencetak (printer), menggantikan keluaran model lama yaitu berupa kartu berlubang ( punch card )

3. Era 1970 –an

Pada era 1970-an perangkat keras dan perangkat lunak berkembang dengan pesat yaitu antara lain ;

a. Penggunaan komputer mikro yang lebih praktis penggunaannya.
b. Penggunaan peralatan-peralatan display yang lebih interaktif.
c. Perangkat lunak yang bersifat “ user friendly ”.

Selain itu perkembangan teknologi basis data juga berkembang dengan pesat sehingga data dapat diatur agar dapat direkam, dimanipulasi dan dimanfaatkan secara lebih efisien dan efektif. Sejalan denganb hal tersebut teknologi perangkat lunak juga berkembang dengan adanya perintisan kearah terbentuknya Sistem Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision SupportSystem (DSS) misalnya dengan mulai berkembangnya paket-paket spreadsheet .
Pada era ini juga ditandai dengan perkembangan dalam pemakaian teknologi komputer denga teknologi komunikasi di kantor-kantor yang dapat memperluas peran sistem informasi, misalnya berkembangnya sistem otoatisasi kantor yang meliputi pengolahan kata (word processing), dekstop publishingf, surat elektronik dan prosses-prosses lainnya.

Sistem Informasi selama tahun 1960-1970 mempunyai sifat-sifat anatar lain ;

a. Sistem informasi terutama digunakan untuk memproduksi laporan-laporan periodik-periodik yang dapat digunakan oleh manager dalam pengambilan keputusan.
• Tahun 1960-an terutama untuk kegiatan monitoring dan kontrol.
• Tahun 1970-an terutama untuk kegiatan perencanaan dan simulasi.

b. Sitem informasi hanya merupakan produk samping dari sistem pemrosesan transaksi.

c. Sistem informasi saat-saat awal ini mempunyai keterbatasan-keterbatasan antara lain:
• Bersifat tidak fleksibel, terbatas oleh penggunaan data yang telah diproses.
• Tidak responsif terhadap kebutuhan informasi oleh individu tertentu.

d. Arsitektur informasi yang ada sudah merupakan arsitektur yang komlek termasuk penggunaan hubungan telekomunikasi untuk mendistribusikan informasi.Komputer mini ukuran sedang yang berlokasi pada departmen-departemen di dalam organisasi dihubungkan dengan komputer besar yang terpusat.

Dengan meluasnya pemakaian sistem informasi manajemen di lingkungan industri, mengakibatkan timbulnya harapan yang besar dari para profesional yang menganggap bahwa mereka dapat menciptakan sistem informasi manajemen yang berupa suatu sistem mega yang dapat memenuhi seluruh kebutuhan pengambilan keputusan perusahaan dan pemrosesan transaksi.

4. Era 1980 – an

Sistem informasi telah berkembang lebih mengarah pada sistem yang digunakan untuk membuat keputusan-keputusan spesifik, misalkan Sistem Pendukung Keputusan yang dibuat menurut pesanan dan mulai muncunya Sistem perencanaan Strategis.

5. Era 1990 – an

Pada era 1990 – an sistem informasi digunakan untuk membantu menciptakan dan menyebarkan ilmu pengatahuan dan informasi ke seluruh organisasi melalui Sistem Kerja Penetahuan (SKP) atau Knowledge Work System (KWS), yaitu aplikasi yang dapat memberikan akses yang besar dan luas terhadap data dan jaringan komunikasi.

TAHUN PERKEMBANGAN PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI
1950-1960 an - bidang keuangan
- bidang pesonalia
- bidang produksi
- bidang pemasaran
1970-1980 an - bidang simulasi
- bidang perencanaan strategis
- bidang perencanaan oprasional
- bidang manajemen sumber daya
- bidang pengembangan Sistem
Pendukung Keputusan

1990 an - bidang Sistem Kerja Pengetahuan (SKP)
- bidang sistem
manajemen data
yang terpusat

B. TERMINOLOGI SISTEM

Sistem merupakan kelompok yang terdiri dari komponen-komponen yang dapat berupa fungsi, orang, aktivitas, kejadian dan sebagainya yang saling berhubungan dan melengkapi satu sama lain untuk mencapai satu atau lebih tujuan yang telah ditetapkan.

Suatu sistem merupakan subsistem dari sistem lain yang lebih besar. Sistem bekerja dengan batasan-batasan yang telah ditentukan, yaitu :
a. Seluruh komponen sistem
b. Sumber masukan sistem
c. Hal-hal yang mempengaruhi keluaran dari sistem
d. Faktor – faktor eksternal dari sistem

C. KONSEP SISTEM INFORMASI

Istilah sistem informasi merupakan istilah yang diberikan kepada setiap sistem berdasar komputer yang menyediakan pemrosesan data dan atau informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan.

Gordon B. Davis dan Margrethe H. Olson ( 1985 )

Sistem Informasi Manajemen ialah sistem manusia-mesin yang terintegrasi untuk menyediakan informasi yang dapat digunakan untuk mendukung fungsi-fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan di dalam organisasi. Sistem tersebut menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak komputer , prosedur-prosedur manual, model-model untuk analisis, perencanaan, kontrol dan pengambilan keputusan serta suatu basis data.

George M. Scott (1986)

Sistem informasi Manajemen adalah subsistem informasi yang komprehensif, terkoodinir dan terintegrasi secara rasional dimana data diubah menjadi informasi dengan bermacam-macam cara untuk meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya, tingkah laku dan karakteristik manajer dengan dasar kriteria-kriteria kualitas yang ada.

Robert G. Murdick ( dengan John C. Munson) ( 1986 )

Sistem yang memonitor dan mengambil data dari lingkungan, mengambil data dari transaksi-transaksi dan operasi-operasi dai dalam perusahaan, menyaring, mengorganisir dan menyeleksi data menampilkan sebvagai informasi manajer dan memberikan alat bagi manjer untuk menghasilkan informasi seperti yang diinginkan disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen.

James O. Hicks, Jr (1987)

Sitem Informasi Manajemen adalah Sistem Informasi Komputer tersusun yang dapat mengintegrasikan dat dari beberapa sumber untuk memberikan informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan manajemen.

Charles S. Parker (1989)

Sistem Informasi Manajemen atau Sistem Informasi adalah sistem apapun yang meebrikan baik data ataupun informasu yang berhubungan dengan operasi organisasi kepada manusia.

Lary Long (1989)

Sistem Informasi Manajemen adalah suatu struktur terintegrasi dari basis data (database) dan aliran informasi yang mengelilingi seulurh tingkatan dan omponen orgnaisasi dimana aktivitaas pengumpulan, pengiriman, dan penyajian dari infor,masi dioptimalisasi untuk memenuhi kebutuhannya.

David Kroenke (1989)

Sistem Informasi Manajemen ialah pengembangan dan penggunaan sistem informasi efektif di dalam organisasi.

Efraim Turban (1993)

Sistem Informasi Manajemen adalah sistem formal berbasis komputer yang dimaksudkan untuk mencari,meringkas dsn mengintegrasikan data dari berbagai macam sumber agar dapat menyediakaninformasi tepat waktu yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan manajerial.

Kenneth C.Laudon dan Jane P. Laudon (1994)

Sistem Informasi ialah komponen-komponen yang saling berhubungan dan bertugas untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyebarkan informasi untuk mendukung dalam pengambilan keputusan, mengontrol, menganalisis dan memvisualisasikan di dalam suatu organisasi..

Dari beberapa definisi yang telah diberikan di atas, dapat disimpulkan bahwa beberapa pendapat atau definisi di atas mempunyai penekanan yang berbeda-beda. Beberapa menyatakan bahwa Sistem Informasi Manajemen merupakan alat penghasil informasi dan beberapa lain menekankan pada alat untuk membatu dalam pengambilan keputusan.

Salah satu definisi yaitu definisi George M. Scott yang dapat menjelaskan sifat-sifat Sistem Informasi Manajemen (SIM) yaitu :

a. SIM merupakan sistem yang komprehensif
b. SIM adalah sistem yang terkoordinasi
c. SIM mempunyai subsitem informasi
d. SIM adalah sistem yang terintegrasi secara rasional
e. SIM mengubah data menjadi informasi dengan berbagai macam cara
f. SIM dapat meningkatkan produktivitas
g. SIM harus sesuai dengan gaya dan karakteristik manajer
h. SIM menggunakan kriteria kualitas yang telah ada.

Kata manajemen di dalam istilah Sistem Informasi Manajemen mencakup keseluruhan yang bersifat komprehensif. Sistem ini meliputi :

a. Sistem Informasi yang dirancang khusus untuk tiap tingkatan organisasi
b. Sistem formal dan informal
c. Sistem manual dan terkomputerisasi
d. Manusia yang berhubungan dengan sistem informasi tersebut, misalkan manjer yang merupakan komponen paling penting dari SIM yang dengan pemikirannya dapat memproses dan menyebarkan informasi serta berinteraksi dengan elemen lain dari SIM.

SIM dikoordinasikan terpusat untuk menjamin bahwa pemrosesan data dan komponen-komponen lain dikembangkan dan dioprasikan dengan cara terencana dan terkoordinasi.

SIM dapat menbingkatkan produktivitas dengan beberapa cara yaitu antara lain :

a. SIM dapat memungkinkan tugas-tugas rutin seperti penyiapan dokumen dapat dilakukan dengan efisien.
b. SIM dapat diberikan jasa informasi tingkat tinggi dengan kualitas yang lebih baik bagi organisasi dan individual
c. SIM dapat memberikan peringatan dini mengenai masalah-masalah internal dan ancaman eksternal
d. SIM dapat memberikan pemberitahuan dini mengenai masalah-masalah internal dan ancaman eksternal
e. SIM dapat mempercepat proses-proses normal organisasi
f. SIM dapat meningkatkan kemampuan dalam menghadapi masalah-masalah yang tidak diperkirakan sebelumnya.

SIM dikembangkan dengan mempertimbangkan keunikan gaya manajemen dan pola tingkah laku dari personalia yang akan menggunakan serta kontribusi-kontribusi yang didapatkan dari para menajer.

a. Untuk tingkatan organisasi puncak, SIM dikembangkan sesuai dengan keinginan setiap individu manajer tersebut, setiap dilakukan penggantian manajer maka SIM tingkat ini harus disesuaikan lagi dengan pejabat yang baru tersebut.
b. Untuk tingkatan organisasi madya, SIM dibuat sesuai dengan karakteristik umum dari manajer.
c. Untuk tingkatan organisasi terendah SIM dapat dibuat dengan bentuk yang lebih umum dimana pegawai klerikal dan operasi dapat menggunakan informasi dan berinteraksi dengan sistem informasi.

D. KEMAMPUAN SISTEM INFORMASI

Sistem Informasi Berbasis Komputer ( SIBK ) menggunakan teknologi perangkat keras dan perangkat lunak untuk melaksanakan tugasnya. SIBK mempunyai kemampuan yang sama dengan sistem komputer yaitu menerima masukan, melakukan pemrosesan, melakukan penyimpanan dan memberikan keluaran.

1. Menerima masukan

Masukan ialah kumpulan data mentah yang di dapatkan dari dalam ataupun luar organisasi untuk diproses di dalam sistem informasi.
Masukan sistem informasi dapat berupa:
a. Data mentah, seringkali merupakan rekaman dari suatu transaksi atau kejadian
b. Suatu permintaan, yaitu permintaan terhadap informasi
c. Tanggapan dari suatu “prompt” misalkan “Y” atau “T”
d. Suatu instruksi, misalkan “simpan” atau “cetak”
e. Pesan untuk pemakai lain di dalam sistem
f. Suatu perubahan, misalkan dalam menyunting dokumen dengan pengolah kata

2. Melakukan pemrosesan

Pemrosesan ialah pengubahan dari masukan menjadi suatu bentuk yang lebih mempunyai arti bagi manusia.

Sistem pemrosesan pada sistem informasi dapat melakukan :
a. Penyusunan ( sorting ), yaitu menyusun data atau rekord dengann aturan tertentu
b. Pengaksesan, penyimpanan dan pembaruan, misalnya memanggil rekord tertentu dari basis data untuk diproses, memasukkan data tersebut kedalam basis data, dan mengubah data yang sudah ada
c. Peringkasan, yaitu mengubah bentuk tampilan informasi menjadi lebih ringkas misalnya dengan membuat total dan subtotal
d. Pemilihan, yaitu memilih rekord rekord dengan kriteria tertentu
e. Pemanipulasian, yaitu melaksanakan operasi aritmatika dan logika

3. menyimpan data dan informasi

Sistem informasi mempunyai kemampuan untuk menyimpan data berupa teks, image (grafik, gambar dan sebagainya) dan informasi digital lainnya (misalkan suara) sedemikian sehingga dapat dengan mudah dipanggil kembali untuk diproses lebih lanjut.

4. Memproduksi dan mendistribusi keluaran

Keluaran ialah hasil dan distribusi dari informasi yang telah diproses kepada orang atau aktivitas yang akan mempergunakannya.
Sistem informasi mempunyai kemampuan untuk memprodusi keluaran berupa informasi dalam berbagai macam format yaitu :
a. ”Hard copy”, contohnya dokumen, laporan dan pesan yang tercetak
b. ”Soft copy”, contohnya tampilan pada layar monitor
c. ”Control”, contohnya instruksi bagi robot industri atau proses-proses otomatis

Selain kemapuan tersebut, kemampuan teknis yang dapat dilakukan oleh sistem informasi antara lain :

1. Pemrosesan transaksi secara ” batch ”
Sistem komputer mempunyai kemampuan untukl melaksanakan pemrosesan secara ” batch ”
2. Pemrosesan transaksi tunggal
Pemrosesan transaksi dengan cara ini digunakan jika peningkatan kecepatan pemrosesan akan memberikan keuntungan yang signifikan.
3. Pemrosesan transaksi ”On-Line, Real Time (OLRT)
Cara ini berarti bahwa file-file rekord transaksi selalu dalam keadaan ” On-Line” yaitu selalu berhubungan dengan komputer secara elektronis.

4. Komunikasi data dan Jaringan Komputer

Dengan cara ini pemasukan data ke dalam sistem komputer dapat dilakukan dari jarak jauh (remote data entry) dimana transaksi tersebut terjadi dan dikirim ke lokasi lain untuk diproses.

5. Pencarian rekord dan analisis

Komputer dapat melakukan analisa rutin dari rekord-rekord data sesuai dengan kebutuhan dan menampilkan baik hasil analisa maupun rekord-rekordnya ke dalam layar monitor

6. Pemeriksaan file ( file inquiry)

Cara yang digunakan antara lain dengan menggunakan bahasa ”query” dengan bahasa. Dengan bahasa ini pemakai dapat meminta komputer untuk menampilkan rekord-rekord yang mempunyai karakteristik tertentu seperti yang diinginkan.

7. Model-model dan alogaritma keputusan

Model-model dan alogaritma keputusan ini dapat berupa model matematika yang sederhana seperti konsep Economic Order Quantity ( EOQ) untuk menghitung kuantitas pemesanan persediaan, atau model-model yang cukup rumitr seperti model-model tranportasi dan model-model optimasi

8. Otomatisasi kantor

Otomatisasi kantor merupakan penggunaan komputer untuk mengotomatisasi aktivitas klerikal kantor.

Otomatisasi kantor meliputi antara lain :

a. Pengolah Kata (Word Processor)

Pengolah kata ini menggunakan komputer untuk memasukan menyimpan, memanipulasi dan mencetak teks dalam bentuk surat, laporan, buku dan sebagainya, selain itu pengolah kata ini sangat berguna dalam menghemat waktu dan biaya dalam melakukan penyuntingan suatu naskah, naskah yang telah diketik dan disimpan di dalam memori komputer akan mudah disunting dan diorganisasi kembali berkali-kali sebanyak yang diperlukan.

b. Dektop Publishing

Desktop Publising memproduksi dokumen profesional berkualitas ”publising” dengan mengkombinasi keluaran dari pemroses kata dengan elemen-elemen perancangan, grafik dan gambar-gambar khusus.

c. Surat Elektronik (Elektronik Mail)

Dengan adanya jaringan komputer memungkinkan untuk mengirim pesan satu dengan yang lainnya yaitu dengan fasilitas yang disebut sebagai surat elektronik, pesan tersebut dapat berupa nota, surat, laporan ataupun manuskrip dari suatu buku dan pemakai dapat membuka serta membaca surat elektronik tersebut dengan menggunakan statsiun kerja yang terdekat dan memanggil pesan tersebut dari penyimpanannya.

d. Pengolahan gambar

Pengolahan gambar merupakan pembuatan, penyimpanan dan distribusi informasi yang berbentuk gambar. Ada dua tingkatan pengolahan gambar berdasarkan kecanggihannya. Yang pertama ialah dengan mengunakan peralatan yang disebut sebagai Faksimil (facsimile) yang telah ada sejak tahun 1960 – an, Tingkatan kedua ialah suatu pengolahan gambar (Image processor) yang menggunakan semacam kamera untuk membaca(scan) suatu gambar atau narasi dan mengubah yang dibaca tersebut menjadi kode digital (digitize).

e. Pengolahan suara

Pengolahan suara terdiri dari voice message switching dan konperensi jarak jauh (teleconferencing), stasiun kerja dari voice messege switching ini mempunyai fungsi yang sama serperti surat elektronik hanya saja dalam bentuk suara, jika pemakai mengirim pesan, maka suaranya akan diubah menjadi kode digital dan disimpan dipiringan magnetik (disk) yang kemudian dapat dipanggil kembali jika diperlukan.

f. Sistem Informasi Kantor ( Office Information System)

Sistem informasi kantor terdiri dari :

• Kalender

Sitem ini dapat membuat kalender pribadi pemakai yang selalu ”on-Line”dan mempunyai database sentral

• Direktori Perusahaan

Direktori Perusahaan terdiri dari data dasar tentang personalia organisasi tersebut seperti nama, jabatan, departemen atau bagian, lokasi dan nomor telepon.

• Sistem-sistem lain seperti nota pribadi, catatan harian dan arsip catatan untuk diingat (tikler file) yang secara otomatis mengingatkan hal-hal yang harus dikerjakan untuk hari tersebut setiap kali pemakai menyalakan komputer di pagi hari.

E. JENIS-JENIS SIM DI DALAM SUATU ORGANISASI

Beberapa tipe sistem informasi yang utama yaitu :

TINGKATAN CONTOH SISTEM INFORMASI CONTOH KEGIATAN
Jaringan Sistem komunikasi informasi global,sistem industri,sistem pelaporan tingkat sektor Sektor-sektor ekonomi, produk-produk yang saling berhubungan jasa yang bersifat global
Antar organisasi Sistem komunikasi, sistem monitoring, sistem observasi Kegiatan antar organisasi seperti penggabungan, persaingan, pertukaran, hubungan-hubungan
Dalam organisasi Sistem finansial terintegrasi, sistem perencanaan terintegrasi, SIM, sistem Pendukung Eksekutif (SPE), sistem komunikasi ” on-Line” yang interaktif Kegiatan-kegiatan yang yang berhubungan dengan produk multi, jasa-jasa dan tujuan-tujuan.
Divisi Sistem untuk mendukung produksi, pemasaran, adminitrasi, personalia, akses ke data finansial dan perencanaan organisasi, SIM, sistem transaksi utama, sistem komunikasi ” on-Line ” yang inter aktif, sistem dengan kebutuhan informasi yang stabil. Kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan produk atau jasa utama
Departemen Sistem piutang, sistem pergudangan, sistem penggajian, sistem sumber daya manusia, sistem pemasaran,SIM, sistem transaksi utama Kegiatan-kegiatan yang merupakan fungsi – fungsi utama dalam organisasi
Kelompok Sistem penjadwalan produk, akses ke mainframe, akses ke sumber data eksternal, sistem dengan kebutuhan informasi yang dinamis, SPK Kelompok Kegiatan-kegiatan yang merupakan suatu proyek
Individu Aplikasi komputer mikro, database personal klien, sistem pendukung keputusan (SPK) Tugas dan pekerjaan

1. Sitem Pengolahan Transaksi (SPT) atau Transaction Processing System (TPS)

Sistem ini melayani tingkatan oprasional dari organisasi SPT merupakan sistem terkomputerisasi yang menyelenggarakan dan menyimpan transaksi rutin harian yang dibutuhkan untuk menjalankan perusahaan, sistem ini mempunyai karakteristik dimanatugas-tuga, sumber daya dan tujuan pada tingkatan oprasional telah didefinisikan terlebih dahulu dan telah terstruktur dengan baik.

Ada 2 hal yang penting dalam penggunaan SPT, yaitu :

a. SPT memberi batas antara organisasi dan lingkungannya.
b. SPT merupakan produsen utama dari informasi untuk sistem-sistem informasi lain.

2. Sistem Kerja Pengatahuan (SKP) atau Knowledge Work System (KWS)

SKP ini bekerja seperti statsiun kerja perancangan teknik atau sains yaitu mempromosikan pengetahuan kreasi baru (penemuan-penemuan baru) dan memastikan bahwa penemuan baru dan keahlian-keahlian tekniki dapat terintegrasi dengan baik.

3. Sistem Otomatis Kantor (SOK) atau Office Automation System (OAS)

SOK adalah aplikasi teknologi informasi yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas pekerja data di kantor dengan membantu aktivitas koordinasi dan komunikasi dari kantor tersebut. SOK juga mengelola dokumen-dokumen dengan menggunakan pengolah kata” desktop publishing” dan menyimpan digital, melakukan penjadwalan dengan mengunakan kalender elektronik dan melakukan komunikasi dengan menggunakan surat elektronik,surat suara (Voice mail) dan konfrensi video atau konfrensi jarak jauh.

4. Sistem Informasi Manajemen (SIM) atau Management informasi System (MIS)

SIM memberikan pelayanan informasi kepada tingkatan manajemen di dalama organsisai. SIM memberikan laporan kepada manajer dan kadangkala mebrikan fasilitas akses on-line kepada mereka terhadap informasi kinerja organisasi saat ini dan atau rekord-rekord masa lalu. SIM terutama malayani fungsi perencanaan, pengawasan, dan pengambilan keputusan pada tingkatan manajemen. Umumnya SIM meringkas informasi yang didapatkan dari SPT dan mempresentasikan kepada manajemen dalam bentuk ringkasan rutin dan laporan-laporan perkecualian (exception report).

5. Sistem Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision Support System (DSS)

SPK juga memberikan pelayanan untuk tingkatan manajemen dan digunakan untuk membantu dalam pengambilan keputusan semi terstrutur, juga SPK berbeda dengan SIM, karena SPK mempunyai kemampuan analistis yang lebih canggih sehingga pemakai menggunakan beberapa model yang berbeda untuk menganalisa informasi. Sitem ini mendapatkan informasi dari SPT dan SIM serta seringkali memerlukan dan mengambil informasi dari sumber daya eksternal. SPK juga cenderung lebih interaktif sehingga pemakai mendapat kemudahan mengakses ke data dan model-model analistis melalui instruksi-instruksi komputer yang mudah digunakan ( bersifat ”user friendly”).

6. Sitem Pakar (SP) atau Expert System (ES)

Sistem Pakar merupakan suatu paket dari perangkat keras dan lunak komputer yang digunakan untuk pengambilan keputusan dan atau pemecahan masalah tertentu serta dapat memberikan saran-saran seperti seorang pakar. Sistem ini bermula dari aplikasi dalam diagnosa medis, eksplorasi minyak dan konfigurasi komputer dan kemudian berkembang ke aplikasi-aplikasi bisnis yang komplek seperti perencanaan korporasi, saran-saran tentang perpajakan, persiapan tender,evalusi kontrol internal dan sebagainya.

7. Sistem Pendukung Eksekuriff (SPE) atau Executve Support System (ESS)

Sistem ini digunakan oleh manager senior untuk membantu dalam pengambilan keputusan.
• SPE melayani tingkat strategis dari suatu organisasi
• SPE berhubungan dengan pengambilan keputusan yang tidak struktur
• SPE tidak menyediakan aplikasi yang bersifat tetap atau kemampuan khusus
• SPE dirancang untuk memadukan data tentang kejadian-kejadian eksternal dan meringkas informasi dari SIM dan SPK internal
• SPE mempunyai kemampuan analistis yang terbatas tetapi mempunyai perangkat lunak grafis yang sangat canggih dan dapt menghasilkan grafik dan data dari berbagai sumber yang dapat dikirimkan secara cepat ke kantor eksekutif senior.

8. Komputer Syaraf (Neural Computing) atau Jaringan Syaraf Buatan (Artifial Neural Networks)

Komputer syaraf atau jaringan syaraf buatan adalah Pola yang digunakan oleh pembuat keputusan, dimana mereka mengingat kembali pengalaman-pengalaman mereka dan apa-apa yang telah meraka pelajari dari pengalaman tersebut, yaitu berupa hal-hal yang haru sdilakukan jika menemukan situsai yang hampir sama. Teknologi ini menggunakan pendekatan pola-pola yang dapat dikenali, telah digunakan pada beberapa aplikasi bisnis, tetapi masuh membutuhkan pengembangan dan riset banyak penggunaanya secara luas.

Sistem informasi dapat dibuat dengan dasara fungsinya dan dirancang untuk mendukung bagian yang khusus misalnya bagian akunting atau persediaan.

F. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUI PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI DALAM ORGANISASI

Hal-hal yang dapat mempengaruhi pengembangan SIM di dalam suatu organisasi ialah antara lain:
a. Tradisi organisasi dan pola evolusi yang ada di dalam organisasi tersebut.
b. Gaya manajemen organisasi juga berpengaruh besar terhadap kecanggihan sistem informasi
c. Bagaimana bentuk manajemen organisasi tersebut juga sangat mempengaruhi sistem infomarsi yang dikembangkan
d. Sifat-sifat dari lini produk juga berpengaruh besar terhadap sistem informasi, misalkan:
• Produk-produk teknologi tinggi dan kompleks
• Produk-produk yanng banyak macamnya tapi mempunyai satu tipe umum
• Produk-produk yang beraneka ragam tapi mempunyai satu tipe umum
• Produk-produk yang mempunyai pasar yang berbeda-beda
• Produk-produk yang mempunyai porses produksi yang berbeda

BAB II
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Sistem infomasi manajemen merupakan sistem yang menghasilkan informasi bagi proses pengambilan keputusan.

A. PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Pengambilan keputusan adalah proses pemiliham dan beberapa alternatif tindakan untuk mencapai tujuan atau tujuan-tujuan.

Ada empat dari pengambilan keputusan, yaitu:
1. Pemikiran ( Inteligence)
2. Perancangan ( Design)
3. Pemilihan ( Choice)
4. Penerapan ( Implementation)


1. Tahap Pemikiran

Pada tahap ini dilakukan pengamatan terhdap lingkungan, baik secara berkesinambungan atau sesekali. Hal ini meliuti beberapa aktivitas yang vertujuan untuk mengidentifikasi adanya permasalahan-permasalahan atau kesempatan-kesempatan.
Aktivitas-aktivitas tersebut adalah:
a. Menemukan Permasalahan
Tahap pemikiran dimulai dengan identifikasi tjuan dan saaran ari organsisasi. Permsalahan timbuk dari adanya ketidakpuasan terhadap keadaan yang sedang berjalan. Ketidakpuasan tersebut terjadi karena adanya perbedaan antara apa yang diinginkan dan apa yang terjadi atau tidak terjadi. Pada tahap ini usaha yang dilakukan ialah mencari apakah ada permasalahan, mencari besarnya permasalahan dan mengidentifikasi permsalahan tersebut.
b. Klasifikasi Permasalahan
Aktivitas ini merupakan konseptualisasi dari masalah dalam usaha untuk mengklasifikasian ke dalam beberapa kategori yang dapat didefinisikan.
c. Penguraian Permasalahan
Banyak permsalahan kompleks yang dapat dibagi menjadi beberapa bagian permasalahan. Dengan memecahkan bagian permasalahan yang paling mudah dapat menolong dalam emmecahkan permasalahan yang kompleks. Pendekatan ini juga membantu komunikasi antar orang-orang yang terkait dengan proses solusi.
d. Kepentingan Permasalahan
Pada tahap pemikiran penting untuk menentukan pemilik dari permasalahan tersebut.
Tahap pemikiran diakhiri dengan suatu pernyataan permasalahan. Pada waktu itu tahap peracangan dimulai.

2. Tahap Perancangan

Tahap Perancangan meliputi kegiatan menciptakan, mengembangkan dan menganalisa tindakan-tindakan yang mungkin. Pada tahap ini juga dilakuakn pembuatan, pengujian dan validasi model dari situasi permasalahan tersebut.
Pemodelan adalah kombinasi dari seni dan sains. Beberapa topik dari permodelan yang berhubungan dengan model kuantitatif adalah:
a. Komponen Model
Semua model terdiri dari tiga komponen dasar, yaitu variabel keputusan, variabel yang tidak dapat dikontrol serta parameter-parameter dan variabel-variabel hasil atau keluaran.
b. Stuktur Model Kuantitatif
Model Kuantitatif mempunyai komponen-komponen model yang dihubungkan oleh ekspresi matematis seperti persamaan atau ketidaksamaan.
c. Prinsip-prinsip Pemilihan
Evaluasi dari alternatif-alternatif dan pemilihannya langsung dari tipe kriteria-kriteria yang akan digunakan. Dua prinsip dalam pemilihan ialah normatif dan deskriftif.
Model Normatif
Alternatif yang dipilih ialah yang dapat dibuktikan yang terbaik diantara alternatif-alternatif yang mungkin.
Model Deskriptif
Model deskriptif mendeskripsikan suatu sistem seperti adanya atau akan menjadi apa nantinya.
d. Mencari Alternatif-alternatif
Bagian yang signifikan dari proses pemdoelan ialah menciptakan alternatif-alternatif. Hal ini membutuhkan kreatifitas dan proses mencari yang membutuhkan waktu dan biaya.
e. Memperkirakan Keluaran dari Masing-masing Alternatif
Untuk mengevaluasi dan memperbandingkan alternatif-alternatif yang telah diperkirakan, perlu untuk meramalkan keluaran-keluaran yang akan dihasilkan ooleh setiap alternatif tersebut.
f. Mengukur Hasil ( Tingkat Pencapaian Tujuan)
Nilai suatu alternatif dilihat berdasarkan kemampuannya untuk mencapai tujuan.
g. Skenario
Skenario adalah suatu pernyataan tentang asumsi mengenai lingkungan operasi dari sistem tertentu pada waktu tertentu.

3. Tahap Pemilihan

Tahap pemilihan meliputi penarian tindakan-tindakan yang tepat ( diantara tindakan-tindakan yang telah diidentifikasikan pada tahap perancangan) yang akan dapat memecahkan masalah yang sesungguhnya.
Untuk model normatif dapat digunakan pendekatan analitis atau memperbandingkan satu dengan yang lainnya secara mendalam. Untuk model deskriptif dapat digunakan perbandingan alternatif-alternatif dengan jumlah terbatas yang dilakukan baik dengan pendekatan penarian buta (blindly approach) atau dengan pendekatan heuristik.
Pendekatan Pencartian Formal ( Turban)
a. Teknik-teknik Analistik
Teknik-teknik analitis menggunakan formula matematis yang secara langsung dapat menurunkan solusi optimal atau memprediksi hasil tertentu
b. Algoritma
Teknik-tekniks analitis dapat menggunakan algoritma-algoritma untuk meningkatkan efisiensi dalam proses pencarian alternatif.
c. Pendekatan Penarian Buta ( Blind Search)
Teknik pencarian buat mengacu pada pendekatan pencarian yang berubah-ubah dan tidak ada panduannya. Ada dua type pencarian buta, yaitu:
- Enumerasi lengkap, yaitu seluruh alternatif dipertimbangkan sampai solusi optimal didapatkan
- Enumerasi tidak lengkap, yaitu penarian parsial, dimana hanya sebagian laternatif saja yang dieprtimbangkan sampai solusi yang cukup baik didapatkan.
-
4. Pendekatan Heuristik

Heuristik ialah aturan-aturan keputisan mengenai bagaimana suatu masalah seharusnya dipecahkan. Heuristik dikembangkan dengan analisis masalah yang padat dan teliti, kadangkala dengan menggunakan metode desain eksperimen.

B. MANAJEMEN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Manajemen di dalam suatu organisasi sangat berpengaruh terhadap pengambilan keputusan.

1. Tingkat Manajemen

Menurut tingkatannya manajemen dibedakan menjadi 3 tingkat, yaitu:
- Manajemen Puncak
- Manajemen Madya
- Manajemen Bawah

Manajemen Puncak bertanggung jawab terhadap arah kemajuan perusahaan. Tugas utama terpenting adalah perencanaan strategis yang meliputi penentuan tujuan dan sasaran serta rencana jangka panjang organisasi. Informasi yang dibutuhkan manajemen tingkat ini ialah informasi yang luas mengenai arah kecendrungan perusahaan dan lingkungan eksternal.

Manajemen madya lebih banyak berguvungan denga nperencaan taktis yaitu menentukan bagaimana melaksanakan pekerjaan dengan sebaik-baiknya dan pengawasannya.

Manajemen tingkat bawah banyak berhubungan dengan perencanaan operasional yaitu bertangung jawab langsung dalam perencanaan dan pangawasan aktivitas-aktivitas pekerjan sedemikian sehingga target tingkatan yang lebih tinggi dapat tercapai.

2. Pendekatan Kontingensi

Pendekatan kontingensi ialah bahwa tidak ada suatu cara yang standard dan terbaik yang dapat diterapkan untuk setiap manajer dari setiap organisasi, dalam setiap kondisi dan setiap waktu.
Faktor-faktor dan kendala-kendala situasional atau dengan kata lain manajer harus mempunyai:
a. Pengetahuan yang baik mengenai teori manajemen
b. Sikap yang merefleksikan hal tersebut baik secara teori ataupun tergantung faktor-faktor situasional yang sangat berguna untuk kondisi-kondisi tertentu
c. Ketrampilan untuk mengidentifikasi, menganalisi dan mengoreksi situasi yang kompleks.
Lingkungan eksternal dari organisasi terdiri dari:
a. Kebudayaan umum yaitu teknologi, sosiologi, ekonomi, politik dan lain sebagainya
b. Kelom[ok khusus yang berinteraksi dengan organisasi, yaitu pelanggan, pemasok, pesaing, sumber tenaga kerja,serikat buruh, dan pemerintah.

Faktor-faktor Internal organisasi terdiri dari pemilik, pekerja, budaya perusahaan, harta yang terukur, struktur organisasi, tugas-rugas atau pekerjaan, sejarah perusahaan, kebijaksanaan perusahaan, rencana perusahaan, prosedur-proseudr dan sebagainya yang diidentifikasikan sebagai milim atau bagian dari organisasi.

3. Peran Manajemen
Ada banyak teori mengenai peran manajemen dalam organisasi. Henry Fayol menyatakan bahwa manajemen terdiri dari 5 tindakan, yaitu:
a. Perencanaan
b. Penngawasan
c. Pengorganisasian
d. Pelaksanaan
e. Pengkoordinasian

Pada tahun 1970-an Henry Mintzberg menyempurnakan konsep Fayol, yaitu Peran manajer dapat dibagi menjadi peran yang behubungan dengan manusia, informasi, dan keputusan.
A. Dalam hubungannnya dengan manusia:
- Figur Pimpinan : Berhubungan dengan tugas-tugas seremonial dalam jabatannya sebagai manajer
- Pemimpin : Kemampuan untuk mempengaruhi atau memimpin orang-orang dalam usaha membuat keinginan atau tujuan menjadi kenyataan
- Penghubungn : merupakan penghubung antar bermacam-macam tingkatan organisasi dan sebagai penghubung antar orang-orang di dalam satu tingkatan organisasi.

B. Dalam hubunngannya dengan Informasi

- Penerima atau Pusat : sebagai penerima informasi, manajer mengumpulkan informasi untuk kemudian disimpan atau didistribusikan. Alat bantu yang dapat digunakan dalam peran ini ialah Sistem Informasi Manajemen
- Penyebar : sebagai penyebar informasi ke bagian-bagian yang membutuhkan di dalam unit kerja organisasi. Dalam peran ini dapat dibantu dengan Sistem Otomatisasi Kantor.
- Pembicara : sebagai penyampai informasi ke luar dari unit kerja atau organisasi.

C. Dalam hubungan dengan keputusan

- Wirausaha (entrepreuner) ialah orang yang memulai suatu usaha dan mengembangkan menjadi suatu hal yang nyata, dengan asumsi banyak risiko yang harus dihadapi dalam melaksanakannya.
- Tugas menangani gangguan atau masalah berhubungan dengan pengawasan.
- Tugas mengalokasikan sumber daya berhubunngan denngan perencanaan
- Tugas sebagai perunding mengharuskan manajer agar dapat mempertahankan pendapatnya.

4. Perencanaan dan Pengawasan

Aktivitas perencanaan dinyatakan oleh Anthony (1965) sebagai tiga tipe yang berbeda, yaitu perencanaan strategis, perencanaan taktis dan perencanaan operasional.
a. Perencanaan Strategis umumnya meliputi perencanaan jangka panjang dan berada pada tingkatan yang paling tinggi pada sistem perusahaan/organisasi.
b. Perencanaan praktis merupakan perencanaan untuk menentukan bagaimana sasaran-sasaran strategis dapat dicapai.
c. Perencanaan operasional meliputi perencanaan pada tingkat yang paling rinci.

5. Gaya Manajemen

a. Kepemimpinan
Manajemen yang efektif seringkali berarti kepemimpinanyang baik. Pemimpin yang baik menurut Parker (1989) mempunyai sifat-sifat sebagai berikut:
• Penemu Kesempatan
• Melakukan hal-hal yang benar
• Mengetahui bagaimana membuat orang lain merasa senang
• Dapat memberi semangat kepada orang lain
• Dapat menerima orang lain seperti adanya, bukan apa yang seharusnya
• Menitikberatkan pada kondisi saat ini bukan saat lampau
• Mempunyai kemampuan untuk mempercayai orang lain dan mengambil resiko dari kepercayaan tersebut.
• Tidak membutuhkan ijin terus menerus dalam melakukan tindakan
• Tidak membutuhkan penghargaan
• Mempunyai visi terhadap masa yang akan datang, yang akan mengarahkan tindakan-tindakannya
• Selalu berpikir untuk mencapai keberhasilan, kegagalan adalah konsep yang tidak pernah ada
• Tidak akan membuang-buang waktu dengan kekhawatiran yang tidak perlu.

b. Teori X dan Teori Y

Teori X dan Teori Y merupakan teori yang dikemukakan oleh Douglas Mc. Gregor (1946)
i. Teori X (autocratic) adalah teori yang menyatakan bahwa manajer cenderung untuk percaya bahwa manusia pada dasarnya mempunyai sifat tidak menyukai bekerja dan jika mungkin akan mengelakkanya. Oleh karena itu pekerja harus terus diarahkan, dimotivasi dan diawasi dengan keras.
ii. Teori Y merupakan kebalikan dari teori X yaitu bahwa manajer cenderung untuk percaya bahwa manusia menyukai pekerjaan mereka dan mendapatkan kepuasan dari pekerjaan tersebut.

c. Delegasi Kewenangan
Manajer harus tahu apa yang harus dikerjakan dan apa yang dapat didelagasikan ke bawahan. Untuk menentukan hal tersebut tergantung dari beberapa faktor yang berhubungan yaitu antara lain kekuatan dan kelemahan manajer itu sendiri, kekuatan dan kelemahan bawahan, waktu yang tersedia untuk menyelesaikan masalah, pentingnya pekerjaan tersebut dan tingkat resiko yang berhubungan dengan keberhasilan pekerjaan tersebut.

d. Manajemen dengan Penyimpangan ( Management by Exception)
Manajemen dengan penyimpangan merupakan bentuk pengawasan manajemen dimana perhatian manajerial difokuskan pada besarnya penyimpangan dari standar.

e. Manajemen dengan Tujuan ( Management by Objectives)
Manajemen dengan Tujuan seringkalli digunakan untuk mengarahkan dan mengevaluasi kinerja pekerja yang mempunyai kemampuan untuk mengawasi dirinya sendiri (pekerja teori Y)

BAB III
KONSEP INFORMASI


A. DEFINISI INFORMASI
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang mempunyai ari bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau dapat dirasakan akibatnya pada tindakan atau keputusan saat ini atau yangakan datang.

B. TEORI INFOMASI MATEMATIS
Istilah teori informasi seringkali digunakan untuk menyatakan teori informasi matematis. Teori ini mempunyai aplikasi langsung pada sistem komunikasi elektronik dan mekanikal.
Permasalahan komunikasi informasi pada sistem informasi dapat dilihat dari tiga tingkatan, yaitu:
1. Tingkatan teknik, misalkan bagaimana kaakuratan informasi yang dikirimkan?
2. Tingkatan semantik (presentasi), misalkan bagaimana ketepatan suatu simbol dapat menyampaikan arti yang dimaksudkan?
3. Tingkatan efektivitas (Kualitas), misalkan bagaimana pantasnya jika suatu pesan digunakan sebagai motivator dari tindakan manusia?
Teori informasu matematis dikembangkan oleh Norbert Weiner, seorang ahli matematika,sebagai hasil dari penelitiannya tentang sibernetika. Menurut Weiner, setiap organisme disatukan oleh kepemilikan alat-alat untuk penguasaan, penggunaan, penyimpanan dan pengiriman dari informasi.

a. Model dari sistem komunikasi
Model umum dari sistem komunikasi dapat digambarkan pada gambar di bawah ini:

Gunanya sistem ini ialah memproduksi kembali pada tempat tujuannya pesan-pesan yang telah dipilah oleh sumber. Pemancar mengirim data dalam bentuk kode untuk dikirim melalui suatu saluran ke penerima. Pesan yang datang dari sumber ke pemancar biasanya berupa sandi (melalui encoder) sehingga ia dapat dikirimkan kembali melalui saluran komunikasi dan pesan tersebut harus diterjemahkan kembali (melalui decoder) agar dapat dimengerti oleh di penerima. Saluran tersebut tidak selalu dapat mengirimkan sandi pesan tersebut dengan sempurna karena adanya gangguan dan distorsi. Distorsi disebabkan oleh operasi yang diketahui (bahkan disengaja) dan dapat dikoreksi dengan operasi yang berlawanan. Gangguan merupakan interferensi random dan tak terduga.

b. Pengurangan ketidakpastian
Informasi akan mengurangi ketidakpastian si penerima tidak akan mengetahui apa isi pesan tersebut sebelum pesan diterima. Informasi yang sebagian akan mengurangi ketidakpastian tetapi tidak dapat menghilangkan ketidakpastian tersebut.

c. Redundancy
Redundancy akan mengurangi efisiensi dari tramisi karena lebih banyak sandi yang dikirimkan daripada yang benar-benar dibutuhkan pesan tersebut. Tetapi kadangkala redundancy diperlukann untuk mengontrol kesalahan. Suatu pesan tidak dapat diterima sesuai dengan yang dikirimkan karena adanya gangguan pada saluran komunikasi. Tranmisi dari data yang redudant memungkinkan penerima untuk memeriksa apakah pesan yang diterima sudah benar atau belum dan dapat mengkonstruksikan kembali pesan aslinya. Misalkan suatu pesan yang sebagian tercampur dengan gangguan sehingga yang dapat diterima oleh penerima adalah (karakter yang tidak dapat ditentukan ditulis dengan *):

H*R KEM**DE*A*N R* 1* AGU*I** 1*45

Redundancy dalam pengkodean dapat dihitung sebagai presentase dari kemampuan pengkodean informasi yang tidak digunakan.

In
R = 1 - ----
Im
Dimana : In = kapasitas informasi yang dibutuhkan
Im = kapasitas informasi dari kode


C. KUALITAS INFORMASI
Kualitas informasi ditentukan oleh bagaimana informasi tersebut dapat memotivasi tindakan manusia dan memberikan kontribusi dalam pengambilan keputusan efektif. Untuk itu kualitas informasi dapat dinyatakan dalam bentuk akurasi, pembuktian, kelengkapan, relevansi dan ketepatan waktunya.
1. Akurasi dan kemampuan untuk dibuktikan
Akurasi dari informasi menyatakan derajat informasi tersebut bebas dari kesalahan.
2. kelengkapan informasi
Informasi yang akurat dan dapat dibuktikan belum tentu menceritakan keseluruhannya secara lengkap. Kualitas informasi yang berhubungan dengan kelengkapan informasi ini yaitu menunjukkan seberapa banyak informasi tersebut memiliki hal-hal yang tidak ada atau hilang.
3. ketepatan waktu
Ketepatan waktu dari informasi menunjukkan sensivitas informasi terhadap waktu.
4. Relevansi informasi
Informasi yang relevan merupakan informasi yang dapat digunakan dengan tepat sebagai masukan dalam pengambilan keputusan.
5. Pengurangan ketidakpastian
Suatu informasi yang bagus harus dapat mengurangi atau menghilangkan ketidakpastian dari keputusan yang akan diambil.

D. NILAI INFORMASI YANG BERHUBUNGAN DENGAN KEPUTUSAN
Nilai informasi yang berhubungan dengan pengambilan keputusan dapat didefinisikan sebagai nilai dari perubahan dari tingkah laku keputusan yang disebabkan oleh informasi dikurangi pengorbanan atau biaya untuk mendapatkan informasi tersebut.

E. UMUR INFORMASI
Ada dua tipe data yang disajikan dalam laporan periodik, yaitu:
1. Data kondisi yaitu data yang menggambarkan kondisi pada suatu waktu tertentu, misalkan akhir periode tanggal 31 Desember. Contohnya ialah kondisi persediaan pada tanggal tanggal 31 Desember 1994 yang disajikan di dalam neraca.
2. Data operasi yaitu data yang menggambarkan perubahan selama suatu periode tertentu. Contohnya ialah persediaan yang digunakan selama sebulan.
Interval informasi (i) ialah interval antar laporan. Untuk laporan bulanan interval informasinya ialah satu bulan. Waktu proses (p) atau processing delay merupakan waktu proses antara akhir dari interval informasi dan terbitnya laporan.
Umur informasi dapat dihitung sebagai berikut:

Informasi Kondisi Informasi Operasi
Umur informasi maksimum i + p 1 ½ i + p
Umur informasi rata-rata ½ i + p i + p
Umur informasi minimum P 1/2i + p

Sumber: Davis, Gordon B. dan Olson, management Information System, Mc. Graw-Hill Book Co., 1985, hal 223

F. MANAJEMEN SUMBER DAYA INFORMASI
Manajemen sumber Daya Informasi ( Information Resource Management atau IRM ) merupakan suatu konsep, ide dan suatu perspektif yang mengusulkan untuk memusatkan perhatian pada informasi yang diproduksi oleh suatu sistem manajemen sumber daya informasi dapat didefinisikan sebagai suatu konsep yang menyatakan bahwa informasi adalah sumber daya yang berharga dan harus dikelola seperti sumber daya yang lain yaitu uang, material dan manusia.
Manajemen Sumber Daya Informasi mempunyai tujuan global dan tujuan fundamental. Tujuan global ialah untuk menambah nilai organisasi atau perusahaan melalui sistem informasi manajemen yang bijaksana. Sedangkan tujuan fundamentalnya ialah untuk mendapatkan informasi yang benar bagi pengambil keputusan pada waktu dan bentuk yang tepat.

G. SISTEM PELAPORAN INFORMASI
Laporan-laporan ini harus dirancang untuk memenuhi beberapa prinsip pelaporan tertentu yaitu antara lain:
1. Laporan-laporan seharusnya dapat menampilkan dengan jelas atau menekankan pada informasi yang penting karena tidak seharusnya seorang pengambil keputusan membuang-buang waktu hanya untuk mencari beberapa informasi penting dari laporan-laporan yang banyak jumlahnya.
2. Laporan-laporan seharusnya dibuat sesederhana mungkin sehingga dapat mengkomunikasikan informasi secara cepat
3. Rincia pendukung yang bersifat lebih umum harus tersedia, tetapi tidak perlu diberikan sebagai laporan utama.
4. Sistem pelaporan manajerial harus selalu dalam keadaan transisi karena lingkungan berubah secara dinamis
5. Ada beberapa laporan yang harus dibuat formatnya sedemikian sehingga dapat digunakan sebagai pengambilan keputusan.
6. Sistem Informasi harus dibuat agar dapat melaporkan sebab-sebab dari suatu kinerja tertentu.

Pada laporan-laporan manajerial tingkatan operasi dan tingkatan pengawasan, seringkali diperlukan informasi yang rinci. Ada beberapa cara untuk meringkas informasi, yaitu:
1. Agregasi merupakan pengkombinasian sederhana dari informasi yang mempunyai katagori yang sama pada suatu daerah/bagian atau antar daerah/bagian dari suatu sistem atau organisasi.
2. Pemadatan, merupakan bentuk lain dari peringkasan dimana data yang dianggap tidak perlu untuk kepentingan si penerima informasi harus dihilangkan
3. Statistik seringkali diperlukan untuk laporan-laporan bisnis. Data transaksi yang rinci dan banyak jumlahnya dapat diubah menjadi indikator statistik.
4. Deskripsi narasi secara verbal atau tertulis juga merupakan cara untuk meringkas informasi. Laporan verbal merupakan cara yang efisien untuk berkomunikasi, tetapi seringkali terjadi adanya informasu yang kurang tepat dan kurang lengkap jika dilihat dari sudut komunikasi informasi.

Jenis-jenis laporan berdasarkan cara presentasinya:
1. Laporan dalam bentuk deskripsi narasi seringkali digunakan jika infomasi yang harus ditampilkan subyektif dan kualitatif.
2. Pernyataan keuangan merupakan ringkasan dari aktivitas-aktivitas keuangan yang dinyatakan dalam bentuk tabel
3. Laporan dalam bentuk tabel juga digunakan pada laporan-laporan dari dara yang banyak dan membutuhkan gambaran yang jelas mengenai nilai-nilai yang dibandingkan.
4. Gambar merupakan penggambaran dari data yang sangat efektif jika informasi yang dibutuhkan hanya merupakan gambarn umum dari data.
5. Grafik merupakan data yang dikonversikan ke dalam bentuk gambar.

Laporan mempunyai bermacam-macam jenis:
1. Laporan Periodik
Laporan Periodik merupakan laporan yang diberikan pada suatu perioda tertentu yang telah terjadwal. Laporan-laporan tersebut dapat dikeluarkan harian, mingguan, bulanan, triwulanan, tahunan atau periode tertentu lainnya.

2. Laporan Indikator Kunci
Laporan Indikator kunci adalah variasi dari laporan periodik. Laporan ini memberikan statistik dari aspek-aspek kritis tertentu dari suatu operasi pada interval yang pendek agar dapat dilakukan reaksi atau tindakan yang cepat terhadap adanya masalah-masalah atau kecenderungan-kecenderungan yang terjadi.

3. Laporan berdasarkan Panggilan (On-Call Report)
Laporan berdasarkan panggilan merupakan laporan yang dapat diminta jika diperlukan. Laporan ini dapat diambil dari bentuk laoran periodik yang ada, hanya saja waktunya tidak sesuai dengan periode laporan.

4. Laporan Khusus
Laporan ini merupakan laporan yang tidak terjadwal dan biasanya dibuat jika organisasi menghadapi suatu permasalahan yang tidak terduga.

5. Laporan Penyimpangan (Exception Reports)
Prinsip laporan penyimpangan ini ialah informasi-informasi yang akan menjadi perhatian pengambil keputusan saja yang akan dilaporkan.